個人情報の取り扱いについて

■個人情報の取扱いについて/個人情報に関する公表事項

当社は「個人情報の保護に関する法律」及びJISQ15001:2017に基づき以下の事項を公表します。

1:事業者の名称
株式会社メイズ
2:個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名又は職名、所属及び連絡先
管理者名 個人情報保護管理者 谷口大輔
所属部署 株式会社メイズ
連絡先 電話03‐5362‐1147
3:保有個人データの利用目的(一部、保有個人データでは無いものの利用目的も含まれています)
分類 利用目的 保有個人データ区分
(1)ご本人より書面等(ホームページや電子メール等によるものを含む。
以下「書面」という)に記載された個人情報を直接取得する場合の利用目的
お客様情報 商品の発送、関連するアフターサービス、新商品・サービスの案内のため 該当
株主情報 情報公開、配布物の送付、連絡のため 該当
取引先情報 商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務のため 該当
社員情報 社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため 該当
特定個人情報 番号法に定められた利用目的のため 該当
採用応募者に関する個人情報 採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため 該当
(2)ご本人より書面以外で直接個人情報を取得する際の利用目的
お客様情報 電話での注文受付処理のため、発注内容確認のため(通話記録)、防犯のため(監視カメラ映像記録) 非該当
(3)取引先等から個人情報を間接的に取得する場合の利用目的
業務の受託に伴って預託される個人情報 ケーブルテレビ受託業務受託業務(ご案内、営業代行)契約履行のため 非該当

直接書面にて記載された個人情報をお預かりする場合は、その都度利用目的を明示させていただきます。ただし、次の場合を除きます。

  1. 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  2. 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
  3. 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  4. 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
4:個人データの安全管理措置
当社は、プラバシーマークを取得することで個人データについて、漏えい、滅失、き損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じており、その主な内容は以下のとおりです。

(基本方針の策定)
・個人データの適正な取り扱い確保のため、個人情報保護法・ガイドライン等の遵守や苦情相談への対応等につき「個人情報保護方針」を策定しております。

(個人データの取扱いに係る規定の整備)
・「個人情報保護方針」に基づき、個人情報の取得、利用、提供、廃棄等につき、責任者・担当者及びその取扱い方法等について関連規程を定めております。

(組織的安全管理措置)
・個人情報保護管理者を設置し、各部署において個人データの取扱い担当者を定める等、個人データの取扱い範囲等を明確にし、法令又は当社規程に違反している事実、又はそのおそれを把握した場合の個人情報保護管理者への報告連絡体制を整備しています。
・個人データの取扱い状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、監査体制を整備し内部監査を実施しています。
・個人データの取扱いを含む業務を委託する場合は、委託先の安全管理に関する状況を確認し、個人情報の取扱いに関する契約等を締結しています。

(人的安全管理措置)
・当社は、従業者に対して個人情報保護に関する定期的な研修を実施しています。
・個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則等に記載しています。

(物理的安全管理措置)
・当社は入退室管理を行い、執務室等の個人データを取り扱う区域への書類や情報媒体、機器等の持出・持込等の制限をしております。
・個人データが含まれる書類や電子媒体、個人データを取扱う機器等の施錠保管、復元できない状態での廃棄等に関する措置を定め、不正な利用、紛失、盗難等の防止措置を講じています。

(技術的安全管理措置)
・個人データが格納された情報システムへのアクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
・個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

(外的環境の把握)
・当社が管理する個人データを外国において取り扱う場合は、当該国における個人情報保護に関する制度等を把握した上で安全管理措置を実施します。※現在、当社では個人データを外国で取扱わせることはしておりません。

5:保有個人データの開示等の請求

当社に対してご自身の個人情報の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止)に関して、当社問合わせ窓口に申し出ることができます。その際、当社は申し出された方のご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。開示等の申し出の詳細につきましては、下記「お問合せ窓口」まで申し出てください。お申し出受付け後、当社から開示等の手続き方法ついて説明した「保有個人データ開示等の請求手続きのご案内」及びご請求に際して提出していただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。

6:認定個人情報保護団体について

認定個人情報保護団体とは、個人情報保護法第47条に基づき個人情報保護委員会の認定を受けた団体で、対象個人情報の取扱いに関する苦情処理、対象事業者への情報提供等を通じ個人情報の適正な取扱いの確保を目的とする団体です。

認定個人情報保護団体の名称
一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会(JUAS)
苦情の解決の申出先
認定個人情報保護団体事務局 苦情相談室
住所
東京都中央区日本橋堀留町2-4-3 日本橋堀留町二丁目ビル8階
電話番号
03-3249-4104
受付時間
10:00~16:00(土、日、祝日休み)

※当社の商品・サービスに関する申出先ではございません。

【お問合せ窓口】
保有個人データに関する開示等の申し出、及び個人情報に関するお問い合わせ、苦情の申し出につきましては、下記窓口で受付けております。

〒160-0022 東京都新宿区新宿1-36-2 新宿第七葉山ビル6階
株式会社メイズ 個人情報相談窓口
メールアドレス:info@mays.tokyo
TEL:03‐5362‐1147 (受付時間 9:00~18:00)
※休日の場合は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

(※)「保有個人データ」とは
特定の個人を容易に検索できるよう体系的に構成された情報の集合物で、当社が本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めに応じる権限を有しているものをいいます。

■保有個人データ開示等の請求手続きのご案内

当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求(以下、「開示等の請求」といいます)につきましては、当社所定の請求書により、以下の手続きにて対応させていただきます。当社所定の請求書用紙につきましては、弊社「お問合せ窓口」までご連絡ください。当該請求用紙を送付させて頂きます。

1:開示等の求めの申し出先
「開示等の請求」は下記宛、当社所定の請求書に必要書類・手数料を同封の上、郵送によりお願い申し上げます。

〒160-0022 東京都新宿区新宿1-36-2 新宿第七葉山ビル6階
株式会社メイズ 個人情報相談窓口
メールアドレス:info@mays.tokyo
TEL:03‐5362‐1147 (受付時間 9:00~18:00)
※休日の場合は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

2:「開示等の請求」に際してご提出いただく書類
「開示等の請求」を行う場合は、(1)の請求書に所定の事項を全てご記入の上、ご郵送下さい。なお、ご本人確認のため、当社から当社に登録いただいている個人情報のうち、ご本人確認可能な2項目程度(例:電話番号と生年月日等)の情報を当社からお問合せさせていただきます。
 (1) 当社所定の請求書
     「保有個人データ開示等請求書」
3:代理人様による「開示等の請求」の場合
「開示等の請求」をする方が代理人様である場合は、2:の(1)の書類に加えて、下記(1)の代理人である事を証明する書類の写しのいずれか及び(2)代理人様ご自身を証明する書類の写しのいずれかを同封してください。

(1)代理人である事を証明する書類
<開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合>
➀本人の委任状(原本)
<代理人様が未成年者の法定代理人の場合>
➀住民票(代理人様が親権者であることがわかるもの)
➁その他法定代理権の確認ができる公的書類(代理人様が親権者以外の場合)
<代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合>
➀後見登記等に関する登記事項証明書
➁その他法定代理権の確認ができる公的書類
(2)代理人様ご自身を証明する書類の写し
  1. 運転免許証
  2. パスポート
  3. 健康保険の被保険者証
  4. その他本人確認できる公的書類
  5. ※尚、本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください

4:「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法

利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、1回の請求につき、以下の金額(当社からの返信費を含む)を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。

手数料金額:計1,000円(郵送料及び手数料)

5:「開示等の請求」に対する回答方法

原則として、電磁的記録の提供による方法、書面の交付による方法、その他当社が定める方法のうち、ご本人様が請求した方法にて行います。結果の通知方法についてご本人様の指定が無い場合は請求書記載のご本人様住所宛に書面(封書郵送)にてご回答申し上げます。

◇「開示等の請求」にともない取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り取り扱います。

◇以下の場合には、「開示等の請求」にお応えできない場合があります。その場合は、その旨と理由をご通知申し上げます。また、不開示の場合についても手数料をいただきますのでご承知ください。
   ➀ご本人様又は代理人様の本人確認できない場合
   ➁所定の申請書類に不備があった場合
   ➂開示等の請求の対象が「保有個人データ」(※)に該当しない場合
   ➃ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
   ➄当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
   ➅法令に違反することとなる場合

※保有個人データとは、体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、ご本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものです。ただし、以下a)~d)のいずれかに該当する場合は開示対象個人情報には該当しません。

a) 当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
b) 当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
c) 当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
d) 当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの